En respuesta a las frecuentes consultas sobre el control de información documentada en un sistema de gestión de calidad, hoy explicaré la forma correcta y eficiente para gestionarla en su organización.
Es importante destacar que todas las empresas, sin importar su tamaño o si tienen un sistema de gestión en funcionamiento, deben mantener y gestionar adecuadamente la información documentada como respaldo para su operación. Por lo tanto, el contenido de este artículo es relevante para todas las empresas, ya sea que tengan un sistema de gestión de calidad, seguridad alimentaria, seguridad de la información o cualquier otro sistema de gestión.
1. ¿Cuál es la importancia del control de información documentada?
El control de la información documentada es clave para el éxito de tu empresa, ya que facilita la estandarización. Al documentar los procesos y establecer la forma en que se deben llevar a cabo las actividades, te aseguras de que sean repetibles sin importar quién las realice. Por supuesto, es fundamental que las personas encargadas de ejecutar dichas actividades estén adecuadamente capacitadas.
2. Recomendaciones para el Control de Información Documentada
Aquí tienes tres recomendaciones que te ayudarán a lograr una gestión eficiente de la información documentada, aportando valor a tu organización:
2.1 Mapeo de Procesos para la Documentación Inicial:
Es crucial seguir una metodología al documentar los procesos de tu empresa. Esto te ayudará a identificar los distintos procesos dentro de tu organización y comprender su interacción. Al hacerlo, podrás asignar objetivos claros a cada proceso, considerando los recursos disponibles. Además, te permitirá evaluar si es necesario adquirir nuevos recursos para obtener los resultados deseados.
2.2 Mantén Sencilla la Metodología para el Control de Información Documentada:
Controlar los documentos en tu organización no tiene que complicar las cosas innecesariamente. He visto empresas que agregan complejidad a la gestión de la información documentada sin razón. Por ejemplo, utilizan sistemas jerárquicos para clasificar documentos según si son procedimientos de dirección, operativos o administrativos, lo que implica diferentes formas de gestión para cada uno. Otro ejemplo es el uso de sistemas de codificación excesivamente complejos (por ejemplo, BC-CAL-PO-08). A menudo, estas empresas no son lo suficientemente grandes como para justificar tanta complejidad en la codificación de documentos. Un sistema de codificación que indique únicamente el tipo de documento y un número consecutivo (por ejemplo, PRO-08) es suficiente para asegurar códigos únicos para cada tipo de documento.
2.3 Utiliza Solo los Documentos que Tengan Sentido en tu Empresa:
Es fundamental en cualquier empresa utilizar una estructura y tipos de documentos que aporten valor a la operación de la organización. Los documentos deben ser dinámicos y brindar valor a quienes los consultan. Por ejemplo, he visto procedimientos que podrían haber sido claros y eficientes si se hubieran documentado en tan solo dos páginas. Sin embargo, se agregan infinitas secciones que terminan convirtiendo los procedimientos en documentos de diez o quince páginas, lo cual resulta tedioso de leer. Sigue estas recomendaciones y verás cómo la gestión de documentos se vuelve realmente eficiente, sin representar una carga adicional para tu empresa. Si te das cuenta de que la gestión de documentos está agregando más complejidad o problemas a tus procesos que la propia operación, es momento de modificar la forma en que controlas la información documentada.
3. Tipos de Documentos para el Control de Información Documentada
Cada tipo de documento tiene objetivos y propósitos distintos. Para evitar un uso indiscriminado, es importante comprender qué documentos existen y cuál es su correcto uso.
3.1 Procedimientos
Los procedimientos se encuentran en la cúspide de la estructura documental. Describen los pasos específicos a seguir para convertir las entradas de un proceso en las salidas correspondientes. Son detallados y orientados a la ejecución. Por lo tanto, en una organización, debería haber tantos procedimientos como procesos existan.
3.2 Políticas
Para asegurar una correcta ejecución de las actividades definidas en los procesos, muchas de ellas requerirán reglas específicas, las cuales se conocen como políticas. Estas políticas nos permiten establecer de manera clara las reglas del juego, indicando cómo deben llevarse a cabo las actividades y qué aspectos deben respetarse. Su propósito es evitar que se tomen decisiones o se realicen acciones que no estén permitidas durante la ejecución de cualquier actividad.
3.3 Instructivos de Trabajo
Algunas actividades, debido a su naturaleza o nivel de complejidad, requieren instrucciones detalladas sobre cómo llevarlas a cabo. Esto puede incluir el uso de equipos, maquinaria o software específico. Para este propósito, se utilizan los instructivos de trabajo, los cuales describen paso a paso cómo ejecutar una actividad en particular. La existencia de instructivos de trabajo como tipo de documento puede variar según la complejidad de las actividades realizadas en tu empresa.
3.4 Especificaciones
Durante la ejecución de ciertas actividades, es común hacer referencia a productos, materias primas o servicios proporcionados por la empresa. Para este propósito, se utilizan las especificaciones, que son documentos que nos permiten definir los parámetros y características de dichos elementos.
3.5 Registros
Algunas actividades descritas en los procedimientos requieren dejar evidencia de su realización. Para este propósito, se utilizan los formatos o registros, que son documentos diseñados para mantener un registro de que una actividad o una serie de actividades se llevaron a cabo de manera adecuada. Los registros proporcionan evidencia tangible de que se siguieron los procedimientos establecidos y permiten rastrear información relevante sobre la actividad realizada.
4. ¿De dónde obtener la información documentada para mi empresa?
Existen tres fuentes principales de donde se deriva toda la información documentada:
4.1 Los Procesos de la Organización:
Los procesos son la base de las actividades realizadas en una organización. La documentación se desprende de estos procesos, ya que los procedimientos, instructivos y registros se crean para describir y respaldar las actividades y tareas específicas que se llevan a cabo en cada proceso.
4.2 Requisitos de Normas:
Las normas y estándares, como las normas ISO, establecen requisitos y directrices para la gestión de documentos y procesos en una organización. Estos requisitos actúan como una fuente de información para la documentación, ya que se deben cumplir ciertos criterios y lineamientos específicos establecidos por las normas.
4.3 Políticas de la Organización:
Las políticas internas de la organización también juegan un papel importante en la documentación. Estas políticas definen las reglas, directrices y principios que guían las actividades y decisiones dentro de la organización.
Espero que este contenido te haya brindado una orientación clara sobre los objetivos de mantener una gestión de documentos y te haya proporcionado algunas pautas básicas para lograr una gestión eficiente, sin agregar una complejidad innecesaria a tu organización.
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