Cómo Cumplir con el Requisito de Comunicación en un Sistema de Gestión de Calidad: Ejemplo de Plan de Comunicación

Introducción:

La calidad es un pilar fundamental en el éxito de cualquier empresa. Para asegurarnos de que nuestro Sistema de Gestión de Calidad (SGC) funcione de manera efectiva, necesitamos establecer una comunicación que fluya de forma transparente, tanto dentro como fuera de nuestra organización. En este artículo, vamos a sumergirnos en el requisito de comunicación en un SGC y, lo que es más importante, te proporcionaremos un ejemplo concreto de un plan de comunicación que cumple con estos requisitos.

Comunicación en un SGC: ¿Qué es lo Importante?

El requisito de comunicación en un Sistema de Gestión de Calidad abarca una serie de aspectos esenciales que debemos considerar. Estos aspectos clave son:

📌 Qué comunicar

Aquí se trata de compartir información relevante, como las políticas de calidad que rigen nuestros procesos, nuestros objetivos en cuanto a calidad, los resultados de auditorías, los casos de no conformidad, cambios significativos en nuestro SGC y otros datos vinculados a la calidad.

Ejemplo: Si pensamos en una empresa de alimentos, esto podría incluir la comunicación de nuestro compromiso con la seguridad alimentaria, nuestros objetivos para reducir el desperdicio y los resultados de las inspecciones de calidad de los productos.

📅 Cuándo comunicar

La comunicación debe ser puntual y, en algunos casos, programada. Por ejemplo, las políticas y objetivos de calidad se comunican al menos dos veces al año, mientras que las no conformidades se comunican tan pronto como se identifican y se resuelven.

Ejemplo: Después de una auditoría interna en una clínica de salud, cualquier no conformidad identificada se comunica de inmediato al equipo de calidad para su resolución.

👥 A quién comunicar

Las partes interesadas clave son aquellas que deben recibir la información pertinente. Esto incluye a nuestros empleados, directivos, clientes, proveedores y reguladores. Es crucial identificar a quién va destinada la información.

Ejemplo: Una empresa de software puede comunicar las actualizaciones de seguridad a sus clientes a través de correos electrónicos directos y publicaciones en su sitio web.

🌐 Cómo comunicar

Es fundamental establecer métodos efectivos, como reuniones, correos electrónicos, informes, cartas y anuncios en la intranet, para garantizar que la información llegue de forma eficiente a las partes interesadas.

Ejemplo: Un fabricante de productos electrónicos puede aprovechar una reunión mensual con los equipos de producción para comunicar mejoras en los procesos.

👤 Quién comunica

Asignar roles y responsabilidades de manera clara es esencial para garantizar que la comunicación se realice de manera efectiva.

Ejemplo: En una planta de manufactura, el gerente de calidad es el responsable de comunicar los resultados de las auditorías internas a los directivos y equipos relevantes.

Ejemplo básico de Plan de Comunicación para un SGC

Objetivos de Comunicación	Acciones
Garantizar una comunicación efectiva y puntual de información relacionada con el SGC.	Comunicar políticas y objetivos de calidad.
Fomentar la comprensión y el compromiso con la calidad entre empleados y partes interesadas.	Reportar resultados de auditorías y no conformidades.
Mantener informadas a las partes interesadas sobre los avances, cambios y mejoras en el SGC.	Comunicar cambios en el SGC y logros.
	Facilitar la capacitación y concienciación en temas de calidad.

Qué Comunicar

Contenido	Ejemplo
Políticas y objetivos de calidad.	Una empresa de construcción comunica nuevos objetivos de seguridad en el lugar de trabajo.
Resultados de auditorías y no conformidades.	Después de una auditoría de seguridad, se comunica la resolución de no conformidades.
Cambios en el SGC y logros.	Se comunica la implementación de procedimientos mejorados.
Capacitación y concienciación en temas de calidad.	Se realiza una capacitación obligatoria en seguridad.

Cuándo Comunicar

Momentos Clave	Ejemplo
Después de auditorías	Tras una auditoría interna, se comunican las no conformidades identificadas.
Resolución de no conformidades	Cuando se corrigen y resuelven no conformidades.
Cambios en el SGC	Antes de que entren en vigor.
	Según los programas de capacitación.

A Quién Comunicar

Partes Interesadas	Ejemplo
Empleados, directivos, equipos de calidad.	Comunicar a los empleados y equipos de producción.
Clientes, proveedores, reguladores.	Informar a los clientes sobre resultados de encuestas de satisfacción.

Cómo Comunicar

Métodos de Comunicación	Ejemplo
Reuniones, correo electrónico, informes.	Utilizar reuniones mensuales con los equipos.
Cartas, anuncios en la intranet.	Publicar informes de calidad trimestrales.

Quién Comunica

Responsabilidades	Ejemplo
Departamento de Calidad, líderes de equipo.	El Gerente de Calidad comunica los cambios en políticas de seguridad alimentaria.